INFORMATIVA GENERALE WHISTLEBLOWING

Segnalazione di illeciti aziendali

Premessa

Fanin S.p.A. (nel prosieguo anche solo “Fanin” o la “Società”) in adempimento agli obblighi previsti dall’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“Regolamento”) ha istituito un sistema di whistleblowing. La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano con Fanin S.p.A. e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza. La presente informativa ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e sintetica sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale e sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Società.

L’informativa è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso:

– pubblicazione sul sito www.faninmangimi.com così da esser resa ai soggetti esterni e messa a disposizione dei lavoratori somministrati dipendenti di Fanin S.p.A.;

– affissione nelle bacheche aziendali di tutte le sedi della Società.

Fanin S.p.A. si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa in qualsiasi momento. Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento.

Titolare del Trattamento e della protezione dei dati

Il Titolare del trattamento è Fanin S.p.A., e può essere contattato scrivendo all’indirizzo di posta elettronica privacy@faninmangimi.com o al seguente indirizzo: Fanin S.p.A. c.a. Responsabile Privacy Via Fondo Muri, 43 Malo (VI).

Categorie di dati personali e finalità del trattamento

Il trattamento in questione comporta il conferimento, tramite compilazione di un form su apposita procedura informatica di informazioni connesse alla condotta illecita riportata. La predetta piattaforma informatica, basata sul software TeamSystem permette la conservazione dei dati presso il fornitore stesso ed è dotata di un protocollo di crittografia che garantisce la segregazione dell’identità del segnalante dal contenuto della segnalazione. L’identità del segnalante viene protetta. I dati forniti vengono trattati esclusivamente per l’istruttoria della segnalazione allo scopo di accertare eventuali illeciti.

Modalità di trattamento

Il trattamento sarà effettuato con l’utilizzo di procedure anche informatizzate, dotate di strumenti di crittografia per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali.

Destinatari e categorie di destinatari dei dati personali

Dipendenti e collaboratori della Società specificamente autorizzati. Eventualmente dai componenti del gruppo di lavoro di cui lo stesso intenda avvalersi e degli ulteriori soggetti afferenti alla Società che dovranno essere coinvolti sulla base di quanto previsto in materia di whistleblowing, nel loro ruolo di autorizzati al trattamento.

Canale di segnalazione e modalità

In ottemperanza agli obblighi di legge, Fanin S.p.A. si è dotata di una piattaforma fornita da un partner selezionato che adotta un sistema per le segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva UE (certificato ISO 27001, conforme al GDPR).

Soggetti legittimati

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all9art.3 del D.Lgs. n. 24/2023. A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte:

– dei dipendenti di Fanin S.p.A. (sia lavoratori di struttura che lavoratori somministrati);

– di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con Fanin S.p.A.

Estensione della tutela

La tutela dei segnalanti è garantita:

– nel caso dei lavoratori dipendenti di Fanin S.p.A. durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;

– nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione con Fanin S.p.A. per tutta la durata del rapporto, ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto.

Tipo di segnalazioni ammesse

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato. A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio a Fanin S.p.A., quali ad esempio:

– comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione;

– comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs 231/2001 (se applicata);

– comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);

– comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di Fanin;

– comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.

Cosa non è meritevole di segnalazione

Non sono meritevoli di segnalazione e non formeranno, quindi, oggetto del relativo processo:

le mere voci o le informazioni riportate da altri soggetti;
le doglianze di carattere personale se non fondate su violazioni delle disposizioni della normativa nazionale e/o comunitaria, del Codice Etico, del Modello 231, delle policy e delle procedure aziendali;
le istanze o le rivendicazioni non fondate su violazioni delle disposizioni della normativa nazionale e/o comunitaria, del Codice Etico, del Modello 231, delle policy e delle procedure aziendali.

Iter procedurale

Attraverso il Portale Whistleblowing, raggiungibile dal sito internet

https://faninmangimi.smartleaks.cloud/

il soggetto vittima di un illecito aziendale o un soggetto terzo che sia a conoscenza di un fenomeno di illecito aziendale già avvenuto o potenzialmente configurabile in futuro può segnalare il proprio caso, in forma completamente anonima oppure, a sua scelta, in forma non anonima. La segnalazione verrà tempestivamente gestita da un addetto opportunamente formato per garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto dalla normativa in materia.

La pagina iniziale del portale fornisce una introduzione generale sul funzionamento del sistema, sulla gestione della segnalazione e sulla garanzia dell’anonimato. Nella pagina iniziale è presente un link che indirizza

– Invia una segnalazione

– Accedi

Cliccando su invia una segnalazione, il segnalante accede ad un modulo pre-impostato che consente di tipizzare il caso ed effettuare la segnalazione in forma completamente anonima o fornendo riferimenti personali sia del segnalate, sia degli eventuali soggetti che hanno posto in atto condotte illecite. Il segnalante ha facoltà di allegare documenti, immagini (file elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o integrare la segnalazione di illecito. Il segnalante, una volta inseriti i dati della segnalazione viene invitato a rivederli in una pagina riassuntiva prima di procedere all’invio. Una volta finalizzato l’invio:

– al segnalante viene indicato il numero di caso e viene raccomandata l’annotazione dello stesso in quanto solo attraverso il numero di caso, il segnalante potrà seguire gli aggiornamenti e gli esiti riguardanti la sua segnalazione accedendo sul portale whistleblowing e cliccando su segui il tuo caso.

– al soggetto formato e deputato alla gestione delle segnalazioni arriva contestualmente una notifica via e-mail circa la presenza di una nuova segnalazione.

Entro il termine di 7 (sette) giorni la segnalazione viene presa in carico ed il segnalante può avere il riscontro di questo attraverso un messaggio di avviso di ricevimento pubblicato all’interno del portale, accedendo nella sezione segui il tuo caso.

Successivamente il soggetto gestore delle segnalazioni, attraverso il portale, può interfacciarsi con il segnalante attraverso il sistema di messaggistica dedicato se reputa necessari eventuali approfondimenti oppure, se già in possesso di tutti gli elementi necessari può dare riscontro al segnalante attraverso il portale.

In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o, risulti infondata o erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo, viene fornito un riscontro al segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento, data che il portale fa coincidere con quella di invio della segnalazione.

Tempi di conservazione

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

Osservanza del divieto di atti ritorsivi

In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.Lgs. n. 24/2023 Fanin S.p.A. osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.